月次決算は、税理士や経理担当者のためだけのものではありません。本来は、社長が会社の現状を把握し、次の打ち手を考えるための重要な資料です。しかし実際には、「試算表は見ているが、何を見ればよいか分からない」「前年との比較だけで終わっている」というケースも少なくありません。月次決算を経営判断に活かすためには、数字を眺めるだけでなく、見るべきポイントを決めておくことが大切です。
まず社長が毎月確認したいのは、売上の推移です。売上が前年同月や計画と比べてどう動いているのかを見ます。ただし、売上だけでは十分ではありません。大切なのは、売上が増えても利益が残っているかどうかです。そのため次に確認したいのが、粗利です。売上総利益が確保できているかを見ることで、値引きの影響や原価上昇の影響が見えてきます。売上があっても粗利が下がっていれば、経営は苦しくなります。
次に重要なのは、固定費の動きです。人件費、家賃、リース料、外注費、通信費など、毎月かかる費用が想定以上に増えていないかを確認します。固定費は一度増えると利益を圧迫し続けるため、早めの把握が必要です。特に人件費や外注費は、忙しさに応じて膨らみやすいため注意が必要です。
さらに、営業利益や経常利益も見ておきたい数字です。本業で利益が出ているのか、最終的にどれだけ利益が残ったのかを確認することで、今の経営状態をより正確に把握できます。赤字か黒字かだけでなく、「なぜそうなったのか」を考えることが重要です。売上の問題なのか、原価の問題なのか、経費の問題なのかを切り分けていくことで、次の行動が見えてきます。
また、利益だけでなく資金繰りも忘れてはいけません。利益が出ていても、売掛金の回収が遅れていたり、支払いが先に来たりすると、資金は苦しくなります。預金残高、入出金予定、借入返済額なども合わせて確認し、資金面の安全性を見ておくことが大切です。
月次決算を経営に活かすポイントは、数字を作ることではなく、数字から行動につなげることです。売上、粗利、固定費、利益、資金繰り。この5つを毎月確認し、「今月は何が良くて、何が悪かったのか」「来月に向けて何を修正するのか」を考える習慣が、強い会社をつくります。月次決算は、過去の結果ではなく、次の一手を考えるための経営資料として活用することが大切です。